Vereine

Der Verein Wiener Kindergruppen ("Träger") wickelt für seine Mitgliedsgruppen die Verwaltung der Förderungen der Stadt Wien ab und unterstützt die Gruppen in zahlreichen anderen organisatorischen Belangen.

 

Gründung und Betrieb einer Kindergruppe

Die MA 11 hat einen Leitfaden (Stand Oktober 2013) zu Gründung und Betrieb einer Kindergruppe herausgegeben. 

 

Weitere Informationen:

Brandschutztechnische Sicherheitsstandards der MA37 in Bildungseinrichtungen, pdf

 

Raumbuch der MA34 für Kindergärten der Stadt Wien, pdf

 

 

Brandschutz  - regelmäßig durchzuführende Kontrollen:

 1x/Monat:

  • Überprüfung der Rauchwarnmelder

 

1x/Jahr:  

  • Unterweisung des Personals
  • Brandalarm- und Evakuierungsübung
  • Eigenüberprüfungsnachweis der Sicherheit von "besonderen Gebäuden"

 

Diese Kontrollen werden in einem Brandschutzbuch (Ordner) dokumentiert und liegen in der Kindergruppe zur jederzeitigen Einsichtnahme auf.

 

Überprüfungsvorlagen:

Vorlage "Rauchmelder und Alarmierungs-Protokoll", pdf

Vorlage "Unterweisungsnachweis", pdf

Vorlage "Eigenüberprüfungsnachweis", pdf

Brandschutz-Infoblatt der MA11, pdf

 

Vereinsstruktur

Kindergruppen sind in gemeinnützigen Vereinen organisiert. Die genaue Explikation der Vorstandsfunktionen, die je nach Festlegung variieren können, ist den jeweiligen Statuten zu entnehmen. Allgemein kann festgehalten werden, dass im Hinblick auf den Erhalt der Förderung durch die MA 10 der Vorstand aus Obmenschen, Kassier*in und Schriftführer*in zu bestehen hat.

 

Obmensch 

Der Obmensch ist das oberste Vereinsorgan und vertritt den Verein nach außen. In finanziellen Angelegenheiten kann der Obmensch nur gemeinsam mit dem/der Kassier*in rechtsverbindliche Erklärungen für den Verein abgeben.

 

Kassier*in

Der/Die Kassier*in ist für die ordnungsgemäße Gebarung des Vereins und für die Einhaltung des Jahresvorschlags verantwortlich. Er/Sie hat den Vorstand über die Vereinsfinanzen informiert zu halten.

Der Verein Wiener Kindergruppen überprüft die Jahresabrechnung, um sie anschließend an die MA 10 weiterzuleiten.

 

Schriftführer*in

Dem/Der Schriftführer*in obliegt die Führung des Protokolls während der Elternabende, Vorstandssitzungen und Generalversammlungen. Im Protokoll sind die Beschlüsse des Vorstands bzw. der Generalversammlung sowie eine Liste der jeweils anwesenden Personen festzuhalten. 

 

Rechnungsprüfer*in

Der/Die Rechnungsprüfer*in darf nicht gleichzeitig Vorstandsmitglied sein. Ihm/Ihr obliegt die laufende Kontrolle des Rechnungswesens.

 

 

Änderungen im Vorstand

Findet ein Vorstandswechsel statt, so sind alle organschaftlichen Vertreter*innen des Vereins innerhalb der ersten vier Wochen nach Bestellung dem Trägerverein und der Vereinsbehörde mittels Wahlanzeige zu melden. Unter Eingabe der ZVR-Zahl bzw. des Vereinsnamens kann die Wahlanzeige auch online unter https://citizen.bmi.gv.at/at.gv.bmi.fnsweb-p/zvn/public/AnzeigeWahl ausgefüllt werden. Sie beinhaltet folgende Angaben: Zuname, Geburtsdatum, Geburtsort, persönliche Zustelladresse und Unterschrift der gemäß den Statuten zeichnungsberechtigten Vorstandsmitglieder. Die ausgefüllte Wahlanzeige ist (per Post) an die nach dem statutarischen Vereinssitz zuständige Bundespolizeidirektion zu richten.

 

Auch nach jeder weiteren Bestellung organschaftlicher Vertreter*innen ist eine Wahlanzeige zu erstatten – unabhängig davon, ob die Funktionär*innen wiederbestellt oder neu gewählt wurden.

 

Auszug aus dem Vereinsregister

Unter http://zvr.bmi.gv.at/Start besteht durch Eingabe des Vereinsnamens oder der ZVR-Zahl die Möglichkeit, gebührenfrei eine Online-Einzelabfrage zur jeweiligen Kindergruppe durchzuführen.

 

 

Vollmacht

Um in Angelegenheiten der Kindergruppe tätig sein zu können, bekommt der Obmensch zu Beginn seiner Amtszeit eine Vollmacht vom Trägerverein ausgestellt. Sie beinhaltet Vor- und Zuname, Wohnanschrift sowie Erreichbarkeit (Mail und Telefonnummer)

Die Kindergruppen bestimmen im Rahmen der gesetzlichen und vertraglich geregelten Vorgaben weiterhin über alle Belangen der Kindergruppe:

Pädagogisches Konzept, Betreuungsform, Betreuungsstunden, Zusatzangebote, Auswahl der Betreuer*innen, Auswahl und Aufnahme von Kindern, Investitionen, Weiterbildung der Betreuer*innen, Elternabende/ Elternarbeit, Bestimmung der Elternbeiträge;

 

Vollmacht für Zwecke der Sozialversicherung

Der Obmensch der Kindergruppe bevollmächtigt unsere Lohnverrechnung (Steirer, Mika & Comp. WT GmbH, 1010 Wien, Franz Josefs Kai 53) zur Vertretung in beitragsrechtlichen Angelegenheiten gegenüber der Wiener Gebietskrankenkasse.

Durch die Vollmacht an Steirer und Mika erfolgt ein Einblick in die Kontodaten bei der WGKK, wodurch gegebenenfalls ein Guthaben oder ein Minus ersichtlich ausgeglichen werden kann. 

 

Gemeinnützigkeitsbestätigung

Durch die folgende Vorgehensweise erhält die Kindergruppe eine Gemeinnützigkeitsbestätigung durch das jeweils zuständige Finanzamt:

 

Die Bestätigung ist im Normalfall zwei Wochen nach Beantragung erhältlich.

 

Betriebsbewilligung

Das Bewilligungsverfahren wird mit einem Bescheid abgeschlossen. Wird dem Antrag stattgegeben, kann der/die Betreiber*in am genehmigten Standort die bezeichnete Kindergruppe betreiben und die bewilligte Anzahl von Tageskindern betreuen.

Die Betriebsbewilligung wird im Regelfall unbefristet erteilt, kann aber – wenn erforderlich – Auflagen, Bedingungen oder Befristungen enthalten.

Eine Betreuung von Tageskindern ist erst ab Vorliegen einer Betriebsbewilligung möglich!

 

Das Pädagogische Konzept

Die Betriebsbewilligung wird auf Basis des Pädagogischen Konzeptes erteilt, welches Bestandteil des Bescheides ist.

Das Pädagogische Konzept dient der Qualitätssicherung, indem es die Bildungsarbeit in Kinderbetreuungseinrichtungen nach innen und außen sichtbar macht. Es präsentiert die Bildungseinrichtung in seiner Einzigartigkeit und stellt somit ein unverwechselbares Profil dar. Das Konzept ist von allen Teammitgliedern mitzutragen und verbindlich umzusetzen. 

 

Das Pädagogische Konzept ist nach den folgenden Mindestanforderungen der MA 11 zu erstellen: 

 

"Leitfaden zur Erstellung eines Pädagogischen Konzepts in Kindergruppen"

"Leitfaden zur Erstellung eines Pädagogischen Konzepts in Kindergärten"

 

Angaben zu Kindergruppe/Kindergarten und Betreiber (=Verein Wiener Kindergruppen) sind allenfalls anzuführen.

 

Auf folgende Aspekte ist dabei zusätzlich zu achten:

- Nachvollziehbare Formulierung aller Inhalte sowie Einbettung in den pädagogischen Alltag

- Einsichtgewährung der Eltern/Obsorgeberechtigten sowie nachweisliche Kenntnisnahme der Mitarbeiter*innen

Achtung: Änderungen im Pädagogischen Konzept sind allenfalls der MA 11 und dem Trägerverein zu melden! 

 

Öffnungszeiten und Ferienregelung

Eine Kindergruppe muss mindestens 40 Stunden pro Woche geöffnet haben, um die Förderungen der Stadt Wien zu erhalten.

 

Während des gesamten Kindergruppen-Jahres (1.September bis 31.August) darf die Kindergruppe maximal 30 Arbeitstage geschlossen bleiben; in den Sommermonaten (Juli, August) sind maximal 20 Arbeitstage als Schließtage vorgesehen.

 

Gesetzliche Feiertage, Samstage und Sonntage gelten nicht als Schließtage.Achtung: 2.11., 15.11., 24.12. und 31.12. sind keine gesetzlichen Feiertage! Sofern die Kindergruppe geschlossen bleibt, sind diese Tage demnach als Schließtage zu verbuchen. 

 

Aufsichtsbesuche durch die MA 11

Die MA 11 führt in allen Wiener Kindergruppen und Kindergärten mindestens einmal pro Jahr angekündigte oder spontane Aufsichtsbesuche durch. Im Zuge der Inspektion wird durch eine/n Vertreter*in der MA 11 überprüft, ob die Voraussetzungen für die Aufrechterhaltung der Betriebsbewilligung gegeben sind. Zugunsten des allgemeinen Kindeswohls werden unter anderem folgende Punkte kontrolliert: Die Umsetzung des Pädagogischen Konzepts, Einrichtung und Ausstattung, Sicherheit und Hygiene, Aus- sowie Fortbildung der Betreuungspersonen und die bewilligte Kinderanzahl. Sollten sich Mängel ergeben, verschickt die MA 11 an die Betreuungseinrichtung einen Mängelbericht per Mail. Dort ist einzutragen, dass die beanstandeten Dinge innerhalb der angegebenen Fristen behoben wurden. Anschließend ist das Dokument retour an die zuständige Magistratsstelle zu mailen (der Trägerverein ist mit office@wienerkindergruppen.org bitte in Cc zu setzen).

 

Erforderliche Unterlagen

Inhaltsverzeichnis für MA11-Mappe für Kindergruppen
Inhaltsverzeichnis für MA11-Mappe für Kindergärten

 

Seit September 2018 müssen alle für die MA 11 relevanten Dokumente in einer MA 11-Behördenmappe zusammengefasst in der Kindergruppe/im Kindergarten zur jederzeitigen Einsicht aufliegen. 

 

Die Mappe beinhaltet folgende Formulare:

 

1. Vereinsstatuten mit aktuellem Vereinsregisterauszug von Kindergruppe/Kindergarten und Trägerverein (ZVR-Zahl Verein Wiener Kindergruppen 859337619)

 

2. Vollmacht des Obmenschen

 

3. Bewilligungsbescheide

 

4. Plan der Kindergruppe/des Kindergartens (als Teil des Bescheides)

 

5. Mängelberichte vergangener Aufsichtsbesuche

 

6. Befunde

 

7. Personal

 

Inklusive aller Personalunterlagen (gilt auch für fallweise beschäftigte Personen, Praktikant*innen, Spinger*innen)

  • Personalblatt Betreiber
  • Strafregisterauszug Allgemein
  • Strafregisterauszug der Kinder- und Jugendfürsorge*
  • Ärztliche Bestätigung
  • „Erklärung" des Betreuungspersonals
  • Ausbildungsnachweise
  • Fortbildungsnachweise (Kindergruppen: für mindestens 20 Einheiten pro Kalenderjahr oder fünf Einheiten pro Quartal, fünf Einheiten können in Form von Supervisionen absolviert werden; Kindergärten: für mindestens 16 Einheiten pro Kalenderjahr)

    *Sowohl Strafregisterauszug als auch Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge dürfen bei Dienstantritt nicht älter als ein halbes Jahr sein. ACHTUNG: Für die Beantragung und Ausstellung der Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge ist eine entsprechende Bestätigung des/der künftigen oder aktuellen Dienstgebers/Dienstgeberin bzw. der Organisation erforderlich

 

8. Brandschutz

*Entsprechend dem Bewilligungsbescheid ist entweder die Version mit oder ohne Brandschutzauflagen zu verwenden

 

9. Aktuelle Anwesenheitslisten der eingeschriebenen Kinder (mit Geburtsdatum, täglicher Anwesenheit; Halbtagsbesuche sind konkret anzugeben; Kinder im verpflichtenden Kindergartenjahr sind zu kennzeichnen

 

 

10. Pädagogisches Konzept
LEITFADEN PÄDAGOGISCHES KONZEPT für Kindergruppen
LEITFADEN PÄDAGOGISCHES KONZEPT für Kindergärten

 

 

11. Gesetze

 

12. Weiteres

 

 

Aufbewahrungspflichten

Betreuungsvereinbarungen und Anwesenheitslisten der Kinder müssen ab dem Zeitpunkt des Austritts sieben volle Kalenderjahre lang aufbewahrt werden. Unterlagen zur Buchhaltung müssen ebenfalls sieben volle Kalenderjahre archiviert werden. Personalunterlagen müssen 30 Kalenderjahre (ab dem Austrittszeitpunkt aus dem Dienstverhältnis) aufbewahrt werden (Recht auf Dienstzeugnis). Zu beachten ist allenfalls eine nachvollziehbare und lesbare Archivierung der gelisteten Daten.

 

 

Betreuungsschlüssel

Bei Kindern von ein bis drei Jahren gilt ein Betreuungsschlüssel von 1:4. Bei Kindern von drei bis sechs Jahren gilt ein Betreuungsschlüssel von 1:7 bis maximal 1:12. Es dürfen maximal zehn Tageskinder gleichzeitig betreut werden, wenn mindestens ein Kind jünger als zwei Jahre ist und nicht eine weitere Betreuungsperson anwesend ist.

 

 

Aufnahme eines Kindes

Zunächst ist es erforderlich, dass ein Kind von der MA 10 ins Verzeichnis der Wiener Kindergartenkinder (Servicestellen der Ma 10) aufgenommen wird.

Mittels ausgefülltem Datenblatt (erhältlich unter https://www.wien.gv.at/bildung/kindergarten/pdf/anmeldung-verzeichnis.pdf) beantragen die Eltern die für die Eintragung erforderliche Kindernummer/Kund*innen-Nummer. Diese wird den Eltern von der MA 10 per Post zugeschickt. 

 

Möglichst rasch nach Erhalt, teilen die Eltern die Kindernummer der Kindergruppe und dem Trägerverein mit. Um eine ordnungsgemäße Jahresabrechnung durch die MA 10 zu gewährleisten, überprüft der Trägerverein, ob das Kind in der Datenbank der MA 10 freigeschaltet ist. Der Austritt eines Kindes aus der Kindergruppe ist dem Trägerverein bitte ebenfalls so rasch wie möglich zu melden.

 

Die Kindergruppe schließt mit den jeweiligen Eltern eine Betreuungsvereinbarung im Namen des Trägers ab.

Diese beinhaltet:

  • Angaben zum Kind
  • Betreuungsmodell
  • Name der Kindergruppe
  • Angaben zur Anmeldung
  • Beginn der Betreuung
  • Probezeit
  • Dauer der Vereinbarung
  • Kündigung der Vereinbarung

Mitgliedsgruppen können Muster-Betreuungsvereinbarungen im Abrechnungsportal der Träger-Website anfordern.

 

 

Kinder unter zwei Jahren

Sind mehr als zehn Kinder in der Kindergruppe anwesend und ist eines davon jünger als zwei Jahre, so haben in dieser Zeit immer zwei Betreuungspersonen anwesend zu sein. In der Betreuungsvereinbarung ist allenfalls die genaue Betreuungszeit innerhalb der Doppelbetreuungszeit anzuführen.

 

 

Platzteilungen

Bei Platzteilungen ist sicherzustellen, dass in der vertraglich festgelegten Betreuungszeit nie mehr als 14 Kinder gleichzeitig anwesend sind. Unabhängig davon dürfen auch tatsächlich nicht mehr als 14 Kinder gleichzeitig anwesend sein. Unfallversichert sind alle Kinder in Mitgliedsgruppen des Trägers mit einer aufrechten Betreuungsvereinbarung, unabhängig davon ob die Kindergruppe für sie einen Förderungsanspruch gegenüber der MA 10 geltend machen kann.

 

 

Aufnahme neuer Betreuungspersonen

Die Anmeldung neuer Mitarbeiter*innen ist von der Kindergruppe selbst VOR Arbeitsbeginn an den zuständigen Krankenversicherungsträger zu übermitteln. Dazu ist bis spätestens fünf Werktage vor Arbeitsbeginn ein Mail mit den für die Anmeldung erforderlichen Daten (Eintrittsformular) inklusive einer Kopie des Dienstvertrags an die Lohnverrechnung (lv@wienerkindergruppen.org) zu schicken. 

 

Erforderliche Dokumente:

  • Reisepass
  • Meldezettel
  • E-Card
  • Ausbildungsnachweis (WTBVO §4)
  • Zertifikat Erste-Hilfe-Kurs (im Ausmaß von 16 Stunden und bei Ausbildungsbeginn nicht älter als ein Jahr)
  • Strafregisterauszug Allgemein 
  • Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge*
  • Ärztliches Attest
  • Erklärung – Kindeswohl 
  • Personalblatt_Betreiber (Ausfüllhilfewird seitens Dienstgeber*innen ausgefüllt und liegt zur jederzeitigen Einsicht in der Kindergruppe auf)

 

*Sowohl Strafregisterauszug als auch Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge dürfen bei Dienstantritt nicht älter als ein halbes Jahr sein. ACHTUNG: Für die Beantragung und Ausstellung der Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge ist eine entsprechende Bestätigung des/der künftigen oder aktuellen Dienstgebers/Dienstgeberin bzw. der Organisation erforderlich. 

 

 

Finanzierungssystem

Das Finanzierungssystem einer Kindergruppe baut auf:

  • Förderungen der Stadt Wien
  • Beiträgen für Zusatzleistungen (Elternbeiträgen)
  • Spenden und sonstigen Zuwendungen

 

 

Förderanspruch eines Kindes

Die Förderung eines Kindes wird immer monatlich gerechnet. Ein Wechsel in eine andere Kindergruppe sollte zu Monatsletzten stattfinden. Ein Wechsel während des Monats würde bedeuten, dass die Förderung bei der alten Kindergruppe bleibt. Die neue Kindergruppe würde erst im Folgemonat die Förderung erhalten.

In den Förderungsrichtlinie sind drei verschiedene Betreuungsmodelle vorgesehen:

Ganztags:  40 bis 50 Wochenstunden

Teilzeit:      26 bis 39 Wochenstunden

Halbtags:   16 bis 25 Wochenstunden

 

 

 

Förderrichtlinien

Um die Förderungen der Stadt Wien zu erhalten, hat eine Kindergruppe folgende Kriterien zu erfüllen: 

 

a) Nachweis der Betriebsbewilligung

b) Nachweis der Anmeldung der Mitarbeiter*innen beim zuständigen Sozialversicherungsträger

c) Nachweis aller erforderlichen Aufzeichnungen, die die Überprüfung der widmungsgemäßen Verwendung der Förderungen ermöglichen (Aufbewahrungspflicht der bezughabenden Belege bis zum Ablauf von sieben Jahren nach Auszahlung der Förderungen): Elternverträge, tagaktuelle Anwesenheitslisten mit Angabe der Betreuungsform (halbtags, Teilzeit, ganztags)

d) Nachweis der Gemeinnützigkeit nach der Bundesabgabenordnung (Finanzamtbestätigung)

e) Mietvertrag, wonach der Träger für zumindest fünf Jahre das Hauptmietrecht innehat bzw. Nachweis, dass der Träger die Räumlichkeiten langfristig zur Verfügung hat

f) Einhaltung der Prinzipien und Grundsätze des Wiener Bildungsplans (Details unter https://www.wienerkindergruppen.org/fileadmin/user_upload/Gesetze/Wiener_Bildungsplan.pdf) und des bundesländerübergreifenden Bildungsrahmenplans im Bereich der pädagogischen Arbeit in Kinderbetreuungseinrichtungen sowie der gesetzlichen Vorgaben für den Betrieb einer elementaren Bildungs- und Betreuungseinrichtung

g) Fördervereinbarung mit der Stadt Wien

f) Ersichtlichkeit mindestens drei organschaftlicher Vertreter*innen anhand des zentralen Vereinsregisters

h) Ermöglichung der jederzeitigen Einsichtnahme seitens Magistrat in die erforderlichen Unterlagen der Stadt Wien, Stadtrechnungshof und von der Stadt Wien beauftragten Dritten

i) Einhaltung der täglichen Öffnungszeiten (laut Förderansuchen) und Schließzeiten

j) Bekanntgabe an die MA 10 bei platztechnischer Nichtauslastung (in regelmäßigen Abständen, längstens aber quartalsweise)

k) Liste der Anzahl der betreuten Kinder mit Kindernummer, Altersangabe, gewähltem Betreuungsmodell sowie monatlicher Leistungsnachweis

l) Einverständniserklärung der Obsorgeberechtigten sämtlicher geförderter Kinder zur Datenverarbeitung und -übermittlung 

m) Verpflichtung zur Teilnahme an Effizienzuntersuchungen, Evaluationen, Studien und statistischen Erhebungen der Stadt Wien

 

Nähere Infos unter: https://www.wien.gv.at/amtshelfer/kultur/bildung/bildungseinrichtungen/foerderung/innerhalb-wiens-ab-maerz.html

 

 

Jahresabrechnung für die MA 10

Einmal jährlich (bis spätestens 28. Februar) muss jede Kindergruppe dem Träger die Abrechnung des vergangenen Jahres und einen Budgetentwurf für das laufende Jahr anhand eines vorgegebenen Excel-Sheets darlegen. Der Träger überprüft den Jahresabschluss und leitet ihn anschließend an die MA 10  weiter.

 

Die MA 10 kontrolliert zusätzlich Betreuungsvereinbarungen*, Anwesenheitslisten, Jahreslohnkonten, Betriebsjahreslohnkonten, Stundenänderungen der Betreuer*innen/Pädagog*innen sowie Buchungsbelege. 

 

*Ansprüche auf Förderungen können nur geltend gemacht werden, wenn die Betreuungsvereinbarung folgende Punkte beinhaltet:

  • Kindernummer
  • Genaues Eintritts- bzw. Austrittsdatum
  • Anzahl der betreuten Stunden (ganztags, halbtags, Teilzeit)
  • Angaben über Art und Höhe bei Zusatzleistungen
  • Höhe des Essensbeitrags
  • Unterschrift der Obsorgeberechtigten
  • Allfällige Änderungen

 

Die MA 10 hat hier sehr strenge Vorgaben. Bei etwaigen fehlenden Angaben kann die Förderung auch rückwirkend gestrichen werden!

 

 

Monatliche Kontrolle der Beilage B

Die Beilage B (Leistungsnachweis) dient der Abrechnung mit der MA 10. Im Abrechnungsbereich der Website des Trägervereins sind die Daten der Kinder in die Datenbank einzutragen (aufzurufen unter https://www.wienerkindergruppen.org/abrechnung/?no_cache=1).

 

Die dafür benötigten Daten sind:

  • Vorname, Nachname
  • Geburtsdatum
  • Kindernummer
  • Betreuungszeit (halbtags, Teilzeit, ganztags)
  • Wohnsitz außerhalb Wiens (entsprechendes Feld zu markieren)
  • Kinder, deren Eltern die erhöhte Familienbeihilfe erhalten (I für Integration)

 

 

Die Beilage B ist bitte bis zum 5. des Folgemonats zu dokumentieren.

 

 

Investitionsrücklage

Monatlich bildet die Kindergruppe eine Investitionsrücklage von € 200,- beim Träger, die sie gemeinsam mit dem Differenzbeitrag bezahlt. Bei Bedarf kann die Kindergruppe jederzeit mit einem formlosen Mail an den Träger auf ihre Investitionsrücklagen zurückgreifen.

 

 

Zusätzlich hat jede Kindergruppe beim Trägerverein ein Notfallkonto mit einem Betrag von 4.800 Euro eingerichtet.

 

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